Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : 29 avril 2026
Cette politique explique clairement quelles données VoxDocs collecte, comment elles sont utilisées, où elles sont stockées, et comment les supprimer. Vos enregistrements audio restent votre propriété. Nous ne les vendons jamais.
1. Qui sommes-nous
VoxDocs (accessible à https://voxdocs.net) est un service de transcription audio par intelligence artificielle et d'export de documents. Pour toute question relative à vos données personnelles, contactez-nous à contact@voxdocs.net.
2. Données collectées
2.1 Données de compte
- Adresse email : utilisée pour l'authentification et les communications liées au service
- Nom (optionnel) : si renseigné lors de la création du compte
- Mot de passe : stocké sous forme hachée (bcrypt), jamais en clair
- Méthode d'authentification : email/mot de passe, Google Sign-In, ou Apple Sign-In
2.2 Données d'enregistrement et de transcription
- Fichiers audio : les enregistrements que vous soumettez pour transcription
- Transcriptions texte : le texte généré à partir de vos enregistrements
- Résumés IA : décisions, actions, points clés extraits de vos réunions
- Métadonnées : titre de l'enregistrement, date, langue, durée, statut
Important sur la nature des données : vos enregistrements peuvent contenir des informations professionnelles sensibles (stratégie, données RH, informations clients, données financières). Nous vous recommandons de ne pas enregistrer de données à caractère particulièrement sensible (données de santé, données judiciaires) via VoxDocs.
2.3 Données techniques
- Adresse IP (hachée pour la lutte anti-abus, non conservée en clair)
- Identifiant de session (cookie ou localStorage)
- Type d'appareil et navigateur (pour la compatibilité)
2.4 Données de paiement
Les données bancaires sont traitées exclusivement par Stripe. VoxDocs ne stocke aucune donnée de carte bancaire. Seuls un identifiant client Stripe et le statut de l'abonnement sont conservés dans notre base de données.
3. Comment nous utilisons vos données
| Finalité | Base légale (RGPD) |
|---|---|
| Fourniture du service de transcription et d'export | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Authentification et sécurité du compte | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Gestion de l'abonnement et de la facturation | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Prévention de la fraude et du détournement du service | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Amélioration du service (données agrégées et anonymisées) | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Communications transactionnelles (emails de service) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Analytics (avec consentement cookie) | Consentement (art. 6.1.a) |
4. Durée de conservation
| Type de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Fichiers audio | Conservés jusqu'à suppression manuelle par l'utilisateur, ou suppression du compte. Suppression automatique après 12 mois d'inactivité du compte. |
| Transcriptions et résumés | Conservés jusqu'à suppression manuelle ou suppression du compte. |
| Données de compte | Conservées pendant la durée de vie du compte, puis 30 jours après suppression du compte. |
| Données de facturation | 10 ans (obligation légale comptable). |
| Logs techniques | 30 jours glissants. |
5. Localisation des données et transferts hors UE
VoxDocs est transparent sur la localisation des données. Voici où vos données sont traitées :
| Sous-traitant | Rôle | Localisation | Garanties |
|---|---|---|---|
| Render | Hébergement de l'application | États-Unis | Clauses contractuelles types UE (CCT) |
| Neon (PostgreSQL) | Base de données (comptes, transcriptions) | États-Unis | Clauses contractuelles types UE (CCT) |
| OpenAI | Transcription audio (API Whisper) | États-Unis | Clauses contractuelles types UE (CCT) ; OpenAI s'engage à ne pas utiliser les données API pour entraîner ses modèles |
| Stripe | Traitement des paiements | États-Unis / Europe | Certifié PCI-DSS ; Décision d'adéquation pour certaines entités Stripe Europe |
Transparence sur les transferts hors UE : vos enregistrements audio sont transmis aux serveurs d'OpenAI aux États-Unis pour la transcription. OpenAI s'engage contractuellement à ne pas utiliser les données des clients API pour entraîner ses modèles. Ce transfert est couvert par des Clauses Contractuelles Types conformément à l'article 46 du RGPD.
6. Sous-traitants et partage de données
VoxDocs ne vend jamais vos données à des tiers. Nous ne partageons vos données qu'avec les sous-traitants listés ci-dessus, dans le cadre strict de la fourniture du service. Aucun partage à des fins publicitaires tierces n'est effectué.
7. Cookies et traceurs
Cookies strictement nécessaires
- Session JWT (localStorage) : maintient votre connexion. Durée : 30 jours.
- Préférences de langue (localStorage) : mémorise votre choix FR/EN.
- Consentement cookies (localStorage) : enregistre votre choix sur cette bannière.
Ces cookies sont indispensables au fonctionnement du service. Ils ne nécessitent pas de consentement.
Cookies analytiques (avec consentement)
- Meta Pixel (Facebook) : mesure l'efficacité de nos campagnes publicitaires. Activé uniquement avec votre consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en cliquant sur "Gérer les cookies" dans le pied de page.
8. Vos droits RGPD
Conformément au RGPD (articles 15 à 20), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données ("droit à l'oubli")
- Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
- Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime
- Droit à la limitation : demander la limitation du traitement de vos données
Pour exercer ces droits, contactez-nous à contact@voxdocs.net. Nous répondons dans un délai maximum de 30 jours.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) : cnil.fr
9. Suppression de votre compte et de vos données
Pour supprimer votre compte et l'ensemble de vos données :
- Envoyez un email à contact@voxdocs.net avec l'objet "Suppression de compte"
- Précisez l'adresse email associée à votre compte
Votre compte et vos données (enregistrements audio, transcriptions, informations de compte) seront supprimés dans un délai de 7 jours ouvrés. Les données de facturation sont conservées 10 ans conformément aux obligations légales.
10. Sécurité des données
VoxDocs met en place les mesures techniques suivantes pour protéger vos données :
- Chiffrement des communications via HTTPS/TLS
- Mots de passe stockés avec hachage bcrypt
- Accès à la base de données restreint aux services autorisés
- Authentification JWT avec expiration (30 jours)
- Isolation des données par utilisateur (chaque utilisateur n'accède qu'à ses propres données)
11. Modifications de cette politique
VoxDocs peut mettre à jour cette politique de confidentialité. En cas de modification substantielle, vous serez notifié par email. La poursuite de l'utilisation du service après notification vaut acceptation de la nouvelle politique.
12. Contact
Pour toute question relative à vos données personnelles ou à cette politique :
Email : contact@voxdocs.net
Objet recommandé : "Données personnelles" ou "RGPD"